Unternehmensplanung: Einfach integriert statt kompliziert verknüpft

0

Wenn das selbst erstellte Excel-Programm zur Unternehmensplanung so komplex ist, dass es nur der Ersteller selbst noch vollständig beherrscht, ist die Zeit reif für eine professionelle Planungssoftware. Eine integrierte Software für Planung und Konsolidierung sorgt für Sicherheit und Konsistenz und spart Zeit. Wichtig beim Umstieg ist ein zuverlässiger Support durch den Anbieter.

Unternehmensplanung mit Excel ist nach wie vor üblich: Laut einer Studie von 2016 setzten noch 47 Prozent der befragten Unternehmen in erster Linie die Tabellenkalkulation von Microsoft für Planung und Budgetierung ein, während 44 Prozent spezielle Planungssoftware nutzen. Es sind vor allem Gestaltungsfreiheit und Flexibilität, die Anwender an Excel schätzen, mit dem Standardprogramm lassen sich praktisch beliebige Strukturen und Reporting-Vorgaben abbilden. Genutzt wird die Software in den Büros ohnehin und in den Controlling- und Planungsabteilungen meist auch überdurchschnittlich gut beherrscht. Die Einführung jeder neuen Software verursacht dagegen zuerst einmal Aufwand für Auswahl und Entscheidungen, Investitionen und Schulungen.

Anzeige

Und doch stellen sich Unternehmen immer öfter die Frage, wie sie ihre Planung auf eine professionelle Software umstellen können, denn mit Excel stoßen sie zunehmend an Grenzen. Fehleranfälligkeit, namentlich bei der Nutzung durch mehrere Anwender, und zeitaufwendige manuelle Anpassungen sind die Gründe für Unzufriedenheit.

Sybille Zoller, zuständig für Planung bei der varomexx Beteiligungen GmbH, kennt das aus eigener Erfahrung: Wenn versehentlich Formeln geändert oder überschrieben werden, kann das über die bestehenden Verknüpfungen eine regelrechte Fehlerkette nach sich ziehen. Und sie nennt noch ein weiteres Problem: „Im Grunde hing bei uns alles am Know-How einer Person, das bedeutete auch ein Risiko“. Im Fall von varomexx war es der Geschäftsführer selbst, der ein komplexes Programm zur Planung und Konsolidierung der einzelnen Tochterfirmen und Unternehmensbereiche aufgesetzt hatte. Notwendige Anpassungen bei Zukäufen, Veräußerungen oder Neuordnung von Unternehmensbereichen kosteten ihn ebenso wertvolle Zeit wie die jährlichen Umstellungen.

Mehr als ein Planungs-Tool

Auf der Suche nach einer geeigneten Planungssoftware stieß Sybille Zoller auf ein integriertes Businessplansystem, das weit mehr bot: Das vorgestellte Planungstool verfügt über mehrere Erweiterungsfunktionen, etwa zum Vertragsmanagement oder zur Investitionsplanung.

Ergänzt wird es durch eine umfassende Konsolidierungssoftware. Das weckte auch das Interesse der Kollegen und so entschied man sich für eine umfassende Lösung.

Step by step: Ein fester Ansprechpartner unterstützt bei der Einführung

Der Umstieg auf ein neues Programm und die nötigen Schulungen und Lernprozesse sind für das Unternehmen und die betroffenen Mitarbeiter immer auch eine Herausforderung. Wenn ein Tool in der Produktdemonstration überzeugt, die Anwender dann aber in der täglichen Arbeit mit ihren Fragen auf sich allein gestellt sind, kann das leicht zu Frustration führen. Deshalb sollte auch die Unterstützung durch den Anbieter, gerade in der Anfangszeit, ein Entscheidungskriterium bei der Auswahl der Software sein.

Bei BPS-ONE von DENZHORN in Ulm ist das so gelöst, dass auch nach den Schulungen ein fester Ansprechpartner den Anwendern mit Rat und Tat zur Seite steht, also zum Beispiel auch die ersten Mandanten selbst anlegt und neue Module und Erweiterungen inhouse beim Kunden erklärt. Auf diesem Weg wurden auch bei varomexx nach und nach immer weitere Funktionen aktiviert – zunächst das Vertragssystem, das laut Sybille Zoller die Arbeit wesentlich erleichtert. Seit 2018 wird auch das ist Investitionssystem genutzt.

Planung, Reporting und Konsolidierung in einer Anwendung integriert

Letztlich werden nun die komplette Planung, die monatlichen Konzern-Reportings sowie alle Konsolidierungen über die integrierte Software geführt. Die Vorgaben für die Reportings aus den einzelnen Bereichen mussten dafür nicht geändert werden. Die Daten kommen aus den einzelnen Bereichen und werden zentral in BPS-ONE eingelesen.

Sowohl die monatliche Konsolidierung, als auch der Jahresabschluss lassen sich nun sicher und ohne den früher üblichen Aufwand erledigen. Die Ergebnisse aus dem Konsolidierungsprogramm entsprechen den gesetzlichen Anforderungen und müssen im Anschluss nur noch von einem Wirtschaftsprüfer testiert werden. Während früher nur eine Managementkonsolidierung für die Planung genutzt wurde, arbeitet man nun mit der professionellen Business-Software auch in der Planung mit einer Vollkonsolidierung.

Und auch das ursprüngliche Problem wurde gelöst: Bei Problemen und Fragen muss niemand mehr Zeit und Wissen des Geschäftsführers in Anspruch nehmen; ein Anruf beim Support genügt. „Ich kann mein Problem erklären und in etwa 95 Prozent der Fälle kann es auch per Fernwartung sofort gelöst werden“, resümiert Zoller. Mit der Unterstützung ist sie sehr zufrieden. Nicht nur weil es schnell geht: „Die Berater sind sowohl systemtechnisch als auch fachlich kompetent, das macht es für uns sehr einfach“, sagt sie.

Zusatzfunktionen leicht machbar

Da sie häufig auch mit Wünschen nach spezielleren, auf bestimmte Fragestellungen der Geschäftsleitung zugeschnittenen Reportings konfrontiert ist, schätzt sie eine Zusatzanwendung besonders: Mit Hilfe einer Add-in-Funktion nämlich kann man Daten direkt aus dem System auslesen und dann in selbst erstellten Excel-Auswertungen übernehmen. Damit lassen sich beliebige Auswertungen ganz einfach umsetzen.

„Einmal aufgesetzt, muss ich dann nur noch den Knopf drücken und alles wird aktualisiert“, so die Planungsverantwortliche. Datenkonsistenz und Sicherheit also, ergänzt um die Gestaltungsfreiheit, die passionierte Excel-Anwender lieben. Diese zusätzliche Möglichkeit gibt es aktuell für das Erfolgs- und Finanzsystem und Sybille Zoller hat schon die Idee eingebracht, die Funktion auch in das Vertragssystem einzubinden.

Mit einer integrierten Businessplan-Software lassen sich Planung und Konsolidierungen sicher und schnell abwickeln. Wichtig für eine gelungene Umstellung sind sowohl die Leistungsfähigkeit der Software und die professionelle Einführung als auch ein kompetenter und zuverlässiger Support durch den Anbieter. Und selbst Excel-Auswertungen lassen sich dann, wenn gewünscht, auf Basis konsistenter Daten weiterhin einsetzen.

Nicola Hauptmann, Wordfinder PR

Denzhorn

Varomexx