Passende Software erleichtert Forecast und Controlling

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Ungenutztes Potential heben, Unternehmensprozesse optimal steuern und planen: Durch intelligente Vernetzung aller Betriebsbereiche werden interne Abläufe schneller und effizienter. Das Beispiel eines Modellbau-Spezialisten zeigt, wie Unternehmen von zeitgemäßer Planungssoftware profitieren, indem sie betriebswirtschaftliche Prozesse verbessern und zudem durch verlässliche Auswertung aktuellster Zahlen Sicherheit in der Planung schaffen.

Den Betrieb voranbringen: Am Anfang stand das Ziel der Noch GmbH & Co. KG, betriebswirtschaftliche Prozesse deutlich ausführlicher darstellen zu wollen. Auf der Suche nach einer geeigneten Planungssoftware stieß das international tätige Familienunternehmen mit Sitz in Wangen im Allgäu auf ein integriertes Business-Plansystem, das mehr bot als vergleichbare Software in diesem Segment: Das Planungs-Tool, für das sich der Betrieb mit einer Produktpalette von über 2.000 Artikeln für den Modell-Landschaftsbau entschied, verfügt über mehrere Erweiterungsfunktionen, etwa zum Vertragsmanagement und zur Investitionsplanung. Ergänzt wird es durch eine Vertriebs- und Personalplanung. Für Noch stand fest: Mit einer integrierten Businessplan-Software lassen sich Planung und Reporting sicher und schnell abwickeln.

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Das Unternehmen suchte eine Lösung, die eine flexible und komplett vernetzte Planung ermöglicht – und fand sie in der Business-Software BPS-ONE. Das integrierte Business-Plansystem deckte die Anforderungen ab: Intuitiv in der Anwendung bietet es alle erforderlichen Funktionen und ist darüber hinaus modular erweiterbar. Die Unternehmensprozesse kann Noch nun effizient steuern. Die Software der Firma Denzhorn aus Ulm unterstützt die Mitarbeiter bei Strukturierung, Planung, Optimierung und Steuerung sämtlicher betriebswirtschaftlicher Vorgänge.

Exakte Auswertungen in Echtzeit

Rainer Stiller, Leiter Finanz- und Rechnungswesen bei Noch, war sofort von der gewählten Lösung überzeugt: „Das Tool liefert uns viel mehr Möglichkeiten, unsere unternehmenskritischen Entscheidungen auf Basis der vorhandenen Informationen zu treffen. Denn sämtliche Zahlen können nach der Eingabe ohne Zeitverlust ausgewertet werden.“ Jürgen Hauser, Leiter Materialwirtschaft, Logistik und EDV bei Noch, ergänzt: „Jede Dateneingabe oder Veränderung führt sofort zu einer komplexen Berechnung aller Positionen, die mit dem geänderten Wert in Verbindung stehen.“

Da die Absatz- und Umsatzwerte beispielsweise mit dem Erfolgs- und Finanzsystem verknüpft sind, kann der Modellbauspezialist jetzt sämtliche Vertriebsdaten auf Knopfdruck in die Ergebnis-, Bilanz- und Liquiditätsplanung einfließen lassen. Ebenso ist es möglich, die Plan- und Ist-Daten in Prognosen beziehungsweise den rollierenden Forecast und Simulationen miteinzubeziehen.

„Dadurch erkennen wir in allen Bereichen Schwachstellen und können unsere Chancen besser nutzen“, erklärt Rainer Stiller. Denn ein Frühwarnsystem zeigt immer genau, wie sich das Unternehmen in den nächsten Monaten entwickeln und wo es zum Jahresende in den verschiedenen Bereichen stehen wird.

Reporting enorm vereinfacht

Quelle: Denzhorn/Noch

Weiter Pluspunkt für Noch: Das bei vielen Mitarbeitern unbeliebte Reporting wird mit der neuen Software bis zum Maximum erleichtert, bestätigt Stiller: „Wir können mit wenigen Klicks individuelle Berichtspakete erstellen, die speziell auf die Vorgaben der jeweiligen Empfänger zugeschnitten sind, denn in jedem Bericht sind Zeilen ausblendbar. Der Detaillierungsgrad kann damit einfach festgelegt werden.“ Noch nutzt mittlerweile nahezu alle Module der Unternehmensplanungssoftware: Mit dem Personal-System, das in Verbindung mit dem Erfolgs- und Finanzsystem steht, können zum Beispiel die kompletten Auswirkungen von neuen Rahmenbedingungen, wie eine Tarifanpassung oder Neueinstellungen auf Basis einzelner Mitarbeiter geplant, simuliert und prognostiziert werden.

„So haben wir stets im Blick, wie sich solche Änderungen auf die Gewinnprognose auswirken“, sagt Stiller. Außerdem kommt auch das Vertragssystem bei der Verwaltung von Kredit- und Leasingverträgen oder sonstigen Verträgen wie Versicherungen, Mieten sowie Wartungsverträgen zum Einsatz. „Solange ein Vertrag aktiv ist, werden alle Werte, auch die der Folgejahre, in das Erfolgs- und Finanzsystem übernommen. Dadurch erhalten wir eine größtmögliche Planungssicherheit“, berichtet Rainer Stiller.

Optimale Unterstützung bei der Einführung

Der Umstieg auf ein neues Programm und die nötigen Schulungen und Lernprozesse sind für Unternehmen und die Mitarbeiter immer auch eine Herausforderung. Wenn ein Tool in der Produktdemonstration überzeugt, die Anwender aber in der täglichen Arbeit mit Fragen auf sich allein gestellt sind, kann das zu Frustration führen. Deshalb sollte auch die Unterstützung durch den Anbieter, gerade in der Anfangszeit, ein Entscheidungskriterium bei der Auswahl der Software sein.

Bei Denzhorn etwa steht Anwendern auch nach den Schulungen ein fester Ansprechpartner zur Seite, der zum Beispiel die ersten Mandanten anlegt und neue Module und Erweiterungen inhouse erklärt. „Im Grunde haben wir alles bereits beim Einrichten der Software gelernt. Alle Schritte sind logisch nachvollziehbar. Wenn Fragen auftauchen, werden wir jederzeit gut unterstützt. Jedes Jahr finden außerdem Treffen statt, in denen wir über Neuerungen und Möglichkeiten informiert werden.“

Da alles reibungslos läuft, wurden sukzessive bei Noch weitere Module eingeführt – etwa um eine differenzierte Planung und Analyse aller Geschäftsbereiche und Kostenstellen effizienter durchzuführen. Eine ebenfalls aufgebaute Deckungsbeitragsrechnung gibt dem Controlling natürlich elementare Informationen, um so das Controlling noch effektiver und genauer zu erledigen. Das Fazit des Leiters Finanz- und Rechnungswesen Rainer Stiller: „Da die Software unsere Systeme intelligent vernetzt, können viele Prozesse schneller, genauer und effizienter ablaufen. Das erspart uns Zeit und somit Kosten.“

Sabine Jobstmann, Journalistin für Wordfinder

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